個人情報保護マネジメントシステム

個人情報保護方針

株式会社九州ソフタス（以下「当社」とします。）は、お客様、取引先様及び当社の役員、社員、関連会社社員、パート、アルバイト、派遣社員（以下「当社従業者」とします。）と相互信頼の上に立ち、人格を尊重し、社会に貢献してまいります。 「その中で、当社は、お客様、取引先様及び当社従業者からお預かりする個人情報の取扱いについて、個人情報保護に関する法律及びその他の関連法令等を遵守のうえ、「個人情報保護方針」を定め、個人情報保護のため必要な措置を講じます。 この方針の対象とする個人情報は、当社の事業活動において入手または知り得た個人情報及び当社が業務上保有するすべての個人情報とし、個人情報の取扱及び管理に携わる従業者にこの方針を遵守させます。

1. 当社は、お客様、取引先様及び当社従業者から個人情報を取得させていただく場合は、利用目的をできる限り特定するとともに、個人情報保護を目的とする管理体制を確立し、個人情報の取得、利用、提供においては、所定の規則に従って適切に取り扱います。
2. 当社は、個人情報を適法かつ公正な手段によって取得し、同意いただいた利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱わない仕組みを構築します。
3. 当社は、お預かりした個人情報について厳重に管理し、漏えい、滅失又はき損の防止及び是正などの安全管理のために、必要かつ適切な処置を講じます。
4. 当社は、当社が保有する個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は、委託先においても個人情報の安全管理、秘密保持等、適切な管理を実施させます。
5. 当社は、当社が保有する個人情報について、ご本人様又はご本人様の代理人からお申し出があった場合は、法律に定めがある場合を除き、保有情報の開示、事実と異なる場合の内容の訂正、利用停止、削除を行います。また、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談についても、下記相談窓口で受付けます。
6. 当社は、当社が保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムを定め、当社従業員に周知徹底するほか、定期的に見直しを行うなど適切な管理を維持し、継続的に改善していきます。

個人情報の保護に関する当社の取り扱い

当社がお預りする個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取り扱いを以下のように定め、個人情報の保護に努めます。

1. 当社における個人情報の利用目的は、下記のとおりです。以下の利用目的で受託業務以外の個人情報は「開示対象個人情報」（②、③、④）となります

   • (受託業務におけるお客様、取引先様からお預りした個人情報の利用目的）

     (1)お客様、取引先様からご注文いただいた商品の発送、及びアフターサービスの提供のため

   • (関連企業様の個人情報の利用目的)

     (2)受託関連の営業活動や資材の購入・部品調達等の連絡・問合せ、支払・請求書作成等の事務処理のため

   • (従業員・採用応募者関連の個人情報の利用目的)

     (3)従業員、パート、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡及び問合せのため

   • (当社サービスをご利用いただく皆様に関する個人情報の利用目的)

     サービスのご提供およびご案内のため

   • (4) サービスのご利用料金をご請求するため
   • (5) ご本人へのご連絡のため
   • (6) キャンペーン等のプレゼントの発送のため
   • (7) サービスの改善や新サービスの開発等に役立てるため
   • (8) 利用規約に違反する態様でのご利用を防止するため
   • (9) 個人を識別できない形式に加工した統計データを作成するため

   • (その他お問合せ、相談に伴う個人情報の利用目的)

     (10) お問合せや相談・苦情に対する内容確認や連絡のため

   上記事業にかかわる以外の目的のために利用することはいたしません。 上記以外の目的でご本人様の個人情報を取得、利用させていただく場合は、利用目的、利用方法、利用範囲等の内容をご説明し、個別にご本人様の同意を得た上で行うことといたします。

2. 当社は、以下の場合を除き、ご本人様の同意を得ずして個人情報を第三者に提供することはございません。

   • (1)個人情報保護に関する秘密保持契約を締結している業務委託会社に対して、ご本人様に提示した利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を預ける場合。
   • (2)司法、行政またはこれに類する公的機関から法令に基づいてご本人様個人情報の開示を求められた場合。

3. 当社は保有する個人情報につきましては、法令、ガイドラインおよび当社の内部規則に従い、社員教育や管理責任者の設置等の組織体制面、盗難等に対する物理的な予防対策、ネットワークを利用した不正アクセスの防止等の技術的な予防対策を施し、漏洩、滅失 又は破棄損等から保護します。

4. ご本人様よりご提供いただきました個人情報につきましては、ご本人様本人に当該個人情報の利用目的、開示、を求める権利、当該個人情報を当社が利用しないこと、第三者に開示しないことを求める権利、第三者提供記録の開示を求める権利、ならびに当該個人情報を開示した結果、事実と異なる情報である場合には、その訂正、追加、削除を求める権利がございます。（ただし、当社が開示・訂正・追加・削除の権限を有する個人情報に限る。）

   これらの権利の行使につきましては、別に定める「個人情報に関する依頼書」に必要事項を記載し、これに本人確認のための書類（運転免許証の写し等）、代理人である場合は代理人を特定できる確認資料（委任状等）添付の上、当社個人情報問合せ・相談窓口まで郵送またはメールにてお申しで願います。後日、当社問合せ・相談窓口担当者より、電話にて本人確認を行った後に回答させていただきます。本人確認を行うための書類は、回答後直ちに当社の規定に従って破棄いたします。なお、この対応をするための手数料は原則として徴収いたしません。

5. 当サイトは、Googleによるアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。 このGoogleアナリティクスはトラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。 このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を識別する情報は含まれません。 この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することが出来ますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。 この規約に関して、詳しくはこちらをご確認ください。 この規約に関して、詳しくはこちらをご確認ください。

6. その他当社の個人情報の取扱に関するお問合せは、下記の当社問合せ・相談窓口担当者まで、電話、メール、または郵送にて直接お申しでいただくか、当社の所属する認定個人情報保護団体までお問合せ願います。

安全管理措置について

当社は、個人情報について、以下のとおり漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの適切な管理・運用のため、以下の安全管理措置を講じる規定を策定し、その規定に沿って運用しています。

• 1.個人データの取扱いに係る規律の整備

  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、リスクを認識し、そのリスクに応じた対策を講じる手順を確立・維持する規律を策定しています。

• 2.組織的安全管理措置

  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、リスクを認識し、そのリスクに応じた対策を講じる手順を確立・維持する規律を策定しています。

  • (1)個人データの取扱いに関する責任者を設置設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人データの漏えいの事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • (2)個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

• 3.人的安全管理措置

  • (1)個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • (2)個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

• 4.物理的安全管理措置

  • (1)個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • (2)個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

• 5.技術的安全管理措置

  • (1)アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • (2)個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、「個人情報保護方針」と同様、以下に「特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」を定め、これを遵守します。

(特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針）

1. 当社は「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」ならびに関係法令、国が定めるガイドライン、およびその他の規範を遵守します。
2. 当社は、特定個人情報の漏洩、滅失、き損等の防止、及び特定個人情報の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
3. 当社は、特定個人情報の取扱いに関する質問及び苦情については窓口を設置し、適切な範囲で対応します。

個人番号の利用目的及び取り扱う特定個人情報の範囲

1. 利用目的

   収集した個人番号は、番号法等の法律によって提供が定められた行政事務(源泉徴収関連事務、支払 調書作成事務、健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務 等)を処理することに限定して利用いたします。

2. 特定個人情報の範囲

   取り扱う特定個人情報の範囲としては、行政事務を処理することによって発生する行政機関等に提出する帳票を作成するために必要となる以下の個人情報に限定する。

   • (1) 従業者及び従業者の被扶養者、配偶者、個人番号、氏名、生年月日、性別、電話番号、基礎年金番号、被保険者番号、被保険者記号番号、被保険者整理番号、役職
   • (2) 上記以外の個人
     個人番号、氏名、住所